Im Wirtschaftsleben ist die Frage, ob ein Geschäftspartner Kaufmann ist oder nicht, von erheblicher rechtlicher Bedeutung. Durch die am 1.7.1998 in Kraft getretene Reform des Handelsrechts wurde der Begriff des Kaufmanns neu definiert. Kaufmann ist nach § 1 Handelsgesetzbuch grundsätzlich jeder Gewerbetreibende. Davon ausgenommen sind lediglich die sogenannten Kleingewerbetreibenden, deren Unternehmen „nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert“. Für die Abgrenzung zwischen Kaufleuten und Kleingewerbetreibenden gibt es keinen festen Maßstab; im Zweifelsfall entscheiden die Gerichte unter Berücksichtigung der Art des Unternehmens, der Umsatz- und Beschäftigtenzahlen, des Betriebsvermögens usw. Wer Kaufmann ist, muss sich beim zuständigen Registergericht (Amtsgericht) ins Handelsregister eintragen lassen. Kleingewerbetreibende haben die Wahl: Lassen sie sich eintragen, erwerben sie dadurch die Kaufmannseigenschaft und haben dann die gleichen Rechte und Pflichten wie alle anderen Kaufleute.

Zu den Pflichten des Kaufmanns gehört eine ordnungsgemäße Buchführung, aus der ein Überblick über die geschäftlichen Vorgänge und die Lage des Unternehmens gewonnen werden kann.
Zum Ende jedes Geschäftsjahrs muss eine Inventur und eine Bilanz erstellt werden. Bücher, Inventuren und Bilanzen sind 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre aufzubewahren. Auf allen Geschäftsbriefen an einen bestimmten Empfänger müssen die wesentlichen Rechtsverhältnisse des Unternehmens angegeben sein (u. a. die vollständige Firmenbezeichnung, Rechtsform und Sitz des Unternehmens, das Registergericht und die Handelsregisternummer). Kaufleute genießen auch Vorteile und Rechte, die sich aus der Eintragung ins Handelsregister ergeben: Sie führen ihr Unternehmen unter der eingetragenen Firma, die dadurch gegenüber anderen, gleich oder ähnlich lautenden Firmennamen geschützt ist. Sie allein dürfen Zweigniederlassungen gründen und nur sie sind berechtigt, Prokura (Details zum Thema Prokura siehe: Vollmacht und Prokura) zu erteilen.

Für Handelsgeschäfte, wie sie von Kaufleuten betrieben werden, gelten eine Reihe von Sondervorschriften (§§ 343 ff. HGB), die von den weniger strengen Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs abweichen. So müssen Kaufleute die ihnen gelieferten Waren unverzüglich untersuchen und Mängel oder Fehllieferungen dem Verkäufer gegenüber sofort rügen. Im gegenseitigen Geschäftsverkehr können sie für ihre Forderungen vom Tag der Fälligkeit an Zinsen verlangen. Bestätigungsschreiben nach mündlicher Verhandlung sind gültig, wenn ihnen nicht ausdrücklich widersprochen wird usw.